TietopankkiVarausten hallinta
Henkilökunta muuttaa varausten hintoja ja osallistujia, perii ja jakaa maksuja, vaihtaa omistajan, peruu, myy tai palauttaa varauksia, hyvittää asiakkaille, vie varauslistat tiedostoon ja tuo varaukset toisesta järjestelmästä.
Kun varauksen hintaa, maksua tai omistajaa pitää muuttaa tai asiakkaalle pitää tehdä hyvitys, henkilökunta tekee sen varauksen tiedoissa, jotka avautuvat kalenterista tai kohdasta Kaikki varaukset.
Asiakkaiden tavalliset pyynnöt
- Ilmainen vuoro valmentajalle. Varatkaa vuoro ja muuttakaa hinnaksi 0 €.
- Neljä osallistujaa, neljä maksua. Ota jaettu maksu käyttöön varauksessa, jota omistaja ei ole vielä maksanut. Jokainen maksaa oman osuutensa sovelluksessa.
- Maksu kassalla. Siirrä Kassaan lähettää maksamattoman osuuden Kassaan.
- Yritys, joka maksaa kuukausittain. Valitkaa sen varaukset kalenterista ja valitkaa Luo lasku.
- Turnausviikonloppu resursseilla, jotka olitte varanneet itse. Muuta tapahtumaksi korvaa manuaaliset varauksenne tapahtumalla, joka saa niiden resurssit ja ajat.
- Siirtyminen toisesta järjestelmästä. Tuo varauksia tuo varaukset CSV-tiedostosta.
Hinta ja osallistujat
Muokkaa hintaa muuttaa sitä, mitä yksi osallistuja maksaa, kun hänen maksunsa odottaa. Maksetun osuuden hinnan voi muuttaa, kun osuus on ensin hyvitetty. Uusi hinta korvaa osallistujan mahdollisen alennuksen.
Lisää osallistuja lisää asiakkaan maksavana tai maksamattomana. Maksamattomat osallistujat ovat varauksessa ilman maksuvelvollisuutta. Resurssilla, jonka hinta on osallistujakohtainen, jokainen lisäämänne maksaa resurssin hinnan.
Osallistujan Lisäpalvelut näyttää hänen ostamansa lisäpalvelut, kuten mailavuokran. Henkilökunta voi lisätä niitä tai hyvittää yksittäisen lisäpalvelun.
Maksut
Varauksen kohdassa Maksutoiminnot voitte periä sen, mikä on vielä avoinna. Voitte kirjata Thrilin ulkopuolella tehdyn maksun, esimerkiksi käteisen tai omalla maksupäätteellänne maksetun korttimaksun, laskuttaa maksamattomat osuudet kohdasta Luo lasku, jakaa hinnan maksavien pelaajien kesken tai lähettää maksamattoman osuuden Kassaan. Osallistujan Laskuta osuus laskuttaa vain hänen osuutensa. Lue lisää sivulta Varausten laskutus osuuksittain.
Kun automaattinen veloitus epäonnistuu, asiakas voi maksaa sovelluksessa, tai te kirjaatte, miten maksu hoidettiin, tai jätätte sen perimättä.
Jaettu maksu
Jaettu maksu vaatii omistajan, joka ei ole vielä maksanut, ja resurssin, jonka hinta on varauskohtainen. Omistaja voi olla kuka tahansa asiakas: Thril-käyttäjä, vieras tai yritysasiakas. Myös menneen varauksen maksun voi jakaa, esimerkiksi kun haluatte periä osuudet pelaajilta pelin jälkeen.
Kohdassa Puuttuvat osuudet valitsette, kuka maksaa sen, mitä pelaajat jättävät maksamatta:
| Jos haluatte… | Valitkaa | Mitä tapahtuu |
|---|---|---|
| Varauksen maksetuksi kokonaan ilman perintää | Omistaja maksaa puuttuvat osuudet | Osuudet, jotka ovat yhä maksamatta muutama tunti varauksen päättymisen jälkeen, veloitetaan omistajalta automaattisesti tai manuaalisesti hänen maksutavastaan riippuen. Avoimet paikat pysyvät pelaajien vapaasti täytettävinä. |
| Jokaisen pelaajan maksavan vain oman osuutensa | Kukin maksaja maksaa vain oman osuutensa | Keneltäkään ei veloiteta automaattisesti. Pelaajat voivat liittyä avoimille paikoille, tai täytätte ne itse. Varaus näkyy maksamattomana, kunnes jokaisella paikalla on maksaja ja jokainen osuus on maksettu, laskutettu, jätetty perimättä tai merkitty maksetuksi. |
Omistaja maksaa puuttuvat osuudet toimii, kun omistajalla on Thril-tili ja varaus ei ole vielä päättynyt. Yritysasiakas voi olla maksajana, kun kukin maksaja maksaa oman osuutensa.
Kun avointa jaettua maksua ei voi enää veloittaa omistajalta, kukin maksaja maksaa siitä eteenpäin oman osuutensa. Näin käy, kun siirrätte varauksen menneisyyteen tai vaihdatte omistajaksi vieraan tai yritysasiakkaan.
Vahvistetun maksun avaaminen uudelleen
Vahvistetun maksun saa taas maksettavaksi valinnalla Hyvitä maksu, kun valitsette Käsittele manuaalisesti, jotta rahaa ei liiku, ja Palauta maksamattomaksi. Krediitit ja sarjakortin käyttökerrat palaavat asiakkaalle, ja osallistuja on taas hinnan velkaa. Palauta maksamattomaksi on tarjolla, kun hyvitätte koko maksun eikä siitä ole aiempia hyvityksiä. Osittain hyvitetyn maksun varaus perutaan valinnalla Käsittele manuaalisesti ja tehdään uudelleen.
Omistaja, myynti ja peruminen
Vaihda omistaja siirtää varauksen toiselle asiakkaalle ja hyvittää edellisen omistajan valitsemallanne tavalla. Jaettu maksu kertoo, mitä avoimelle jaetulle maksulle tapahtuu, kun uudella omistajalla ei ole Thril-tiliä.
Laita myyntiin antaa muiden asiakkaiden varata ajan, kun varaus on vahvistettu tai laskutettu eikä ole vielä alkanut. Jos muut varaukset vievät koko ajan, tämä varaus perutaan ja sen osallistujat saavat rahansa takaisin. Jos eivät vie, varaus merkitään ajan alkaessa tilaan Peruutettu (ei myyty). Vain lisäpalveluista maksettu summa palautetaan, ja varaaja on yhä velkaa maksamattomat osuudet. Poista myynnistä ottaa sen takaisin.
Peruuta varaus kysyy hyvitystavan ja sen, ilmoitetaanko asiakkaalle. Voitte kertoa syyn ja kirjoittaa viestin, ja asiakas näkee molemmat. Palauta varaus tuo perutun tai myymättä jääneen varauksen takaisin ja varaa ajan taas kalenterista. Osallistujille ilmoitetaan, ja jokaisen, jonka maksu hyvitettiin, on maksettava uudelleen.
Avointa varausta hallitaan sen omista tiedoista. Lue lisää sivulta Avoimet varaukset.
Hyvitykset, kun varaus myydään tai perutaan
Kun toinen asiakas ostaa myynnissä olleen varauksen tai varaus perutaan peruutussääntöjenne puitteissa, jokainen osallistuja saa hintansa takaisin:
| Miten osallistuja maksoi | Mitä hän saa takaisin |
|---|---|
| Verkossa Thrilissä | Hyvityksen oman hyvitysvalintansa tai valitsemanne tavan mukaan |
| Osana Thrilissä etukäteen maksettua vakiovuoroa | Varauksen osuuden maksusta krediitteinä |
| Laskulla, Kassassa tai tuotuna maksettuna | Hinnan krediitteinä liikuntapaikassanne |
| Sarjakortilla | Käyttökerta palaa kortille |
Krediitteinä palautetaan osallistujan hinta alennusten jälkeen. Työsuhde-edulla, kuten Epassilla, maksetusta osuudesta palautetut krediitit käyvät siellä, missä etu hyväksytään. Lasku pysyy ennallaan, ja asiakas maksaa sen. Vieraiden ja ulkoisten asiakkaiden hyvitykset ilman Thril-tiliä hoidatte itse.
Kun perutte varauksen tai hyvitätte maksun itse, valitsette, minne rahat menevät:
| Hyvitys | Valitkaa |
|---|---|
| Kortille tai Stebbyyn, jolla asiakas maksoi Thrilissä | Alkuperäiselle maksutavalle. Jos maksua ei voi hyvittää sillä tavalla, se palautetaan krediitteinä |
| Krediitteinä liikuntapaikkaanne | Palauta krediitteinä |
| Asiakkaan oman hyvitysvalinnan mukaan | Käsittele automaattisesti Thrilin kautta |
| Käteisenä tiskiltä tai muulla tavalla | Käsittele manuaalisesti. Thril ei siirrä rahaa, ja hoidatte hyvityksen itse |
| Ei hyvitystä | Älä hyvitä |
Kolme ensimmäistä ovat tarjolla vain asiakkaille, joilla on Thril-tili.
Varausten muuttaminen tapahtumaksi
Muuta tapahtumaksi toimii saman päivän vahvistetuille manuaalisille varauksille, joita kukaan ei ole maksanut. Tapahtuma saa niiden resurssit ja kestää aikaisimmasta alusta myöhäisimpään loppuun. Varaukset perutaan, kun julkaisette tapahtuman, ja niiden osallistujille ilmoitetaan.
Listat, viennit ja tuonti
Kaikki varaukset listaa kaikki varaukset suodattimineen. Valikosta voitte viedä suodatetut varaukset:
- Lataa CSV-tiedostona omiin taulukoihinne.
- Luo koonti-PDF listaa varaukset liitteeksi laskuun, jonka lähetätte Thrilin ulkopuolelta, esimerkiksi seuran kuukausilaskuun.
Tuo varauksia samassa valikossa lukee CSV-tiedoston yksittäisistä varauksista. Yhdistätte resurssit ja asiakkaat, ja esikatselu merkitsee rivit, joiden aika on jo varattu.
Maksetuiksi tuodut varaukset näkyvät maksettuina, mutta niillä ei ole maksua Thrilissä, koska rahat perittiin vanhassa järjestelmässänne. Ne eivät näy maksuraporteissanne. Vakiovuorot tuodaan erikseen. Lue lisää sivulta Vakiovuorot.
Varauskalenteri
Henkilökunta hoitaa päivän varauskalenterissa. Päivä-, viikko- ja TV-näkymä, varaukset asiakkaalle, varausten siirtäminen, toiminnot monelle varaukselle kerralla sekä Pelit ja Päivän ohjelma.
Vakiovuorot
Seurat ja vakiopelaajat saavat saman kentän tai studion joka viikko koko kauden ajaksi, henkilökunnan luomana tai kaupassa myytynä, vuorokohtaisilla alennuksilla, laskutuksella ja jaetulla maksulla.