TietopankkiVarauskalenteri
Henkilökunta hoitaa päivän varauskalenterissa. Päivä-, viikko- ja TV-näkymä, varaukset asiakkaalle, varausten siirtäminen, toiminnot monelle varaukselle kerralla sekä Pelit ja Päivän ohjelma.
Kalenteri-näkymässä henkilökunta näkee resurssienne varaukset, tapahtumat, palveluvaraukset ja blokkerit ja tekee varauksen asiakkaalle, joka soittaa tai tulee paikalle.
Päivä-, viikko- ja TV-näkymä
| Näkymä | Mitä se näyttää | Sopii |
|---|---|---|
| Päivä | Kaikki aktiiviset resurssit omina sarakkeinaan, halutessanne lajin mukaan suodatettuna | Kassan päivittäiseen työhön |
| Viikko | Yhden resurssin koko viikko | Yhden kentän tai tilan suunnitteluun |
| TV-näkymä | Vain luku -kalenteri omassa selainvälilehdessään | Aulan tai hallin näytölle |
Julkisella näytöllä TV-näkymän Näytä/piilota asiakkaiden nimet piilottaa, kuka on varannut.
Kalenteri laskee näytöllä olevien päivien varaukset, asiakkaat ja käyttöasteen. Pidemmät jaksot löytyvät Tilastoista.
Varaus asiakkaalle
Napsauttakaa tai vetäkää tyhjää aikaa, tai valitkaa Lisää uusi varaus. Hinta tulee ajan hinnoittelusäännöstä, ja sitä voi muuttaa käsin, myös 0 euroon. Kaksi kenttää samaan aikaan vaatii kaksi varausta, tai ne tehdään kerralla valinnalla Luo useita varauksia.
Lomake tarjoaa kolmenlaisia varauksia:
- Manuaalinen varaus. Varaus asiakkaalle, vieraalle tai useammalle maksavalle osallistujalle.
- Resurssi suljettu. Avaa blokkerilomakkeen, jossa resurssi ja aika on valmiina, ja poistaa ajan myynnistä ilman asiakasta. Lue lisää sivulta Resurssit.
- Avoin varaus. Peli, johon pelaajat liittyvät. Lue lisää sivulta Avoimet varaukset.
Kun asiakas maksaa kassalla, avatkaa maksu kunkin osallistujan riviltä. Osuuden voi maksaa asiakkaan sarjakortilla tai krediiteillä. Maksettu käteisellä, Maksettu maksukortilla tai Maksettu työsuhde-edulla kirjaa loput paikan päällä maksetuiksi, ja sarjakortti tai krediitit vaativat, että loput maksetaan näin samalla kertaa. Ei vielä maksettu jättää osuuden avoimeksi. Kun kortti veloitetaan Thrilin maksupäätteellä, pitäkää valintana Ei vielä maksettu ja käyttäkää toimintoa Luo ja siirrä Kassaan. Lue lisää sivulta Kassa.
Lähetä ilmoitus asiakkaille lähettää osallistujille sähköpostin uudesta varauksesta. Näytä asiakkaan nimi julkisessa kalenterissa ratkaisee, näkevätkö muut asiakkaat nimen vai vain sen, että aika on varattu.
Resurssi, jonka olette sulkeneet asiakasvarauksilta, on yhä henkilökunnan varattavissa. Voitte pitää kentän valmennukselle tai seuran käyttöön ja silti varata sen täältä.
Varausten siirtäminen ja toiminnot monelle kerralla
Vetäkää varaus toiseen aikaan tai toiselle resurssille, tai vetäkää sen reunasta muuttaaksenne kestoa.
Hinta pysyy ennallaan. Kun aika muuttuu, osallistujat saavat ilmoituksen ja sähköpostin uudesta ajasta. Muuttakaa osallistujan hintaa varauksen kohdasta Muokkaa hintaa.
Valitse useita aikoja kerralla antaa valita useita tyhjiä aikoja tai varauksia ja käsitellä ne yhdessä:
| Valitsette | Toiminto | Mitä tapahtuu |
|---|---|---|
| Tyhjiä aikoja | Luo varauksia | Yksi lomake varaa kaikki valitut ajat samalle asiakkaalle. |
| Varauksia | Peru valitut varaukset | Kaikille sama hyvitystapa. Lähetä ilmoitus asiakkaille ratkaisee, saavatko asiakkaat tiedon perumisesta. |
| Varauksia | Luo lasku | Yksi lasku valituista varauksista, esimerkiksi yritysasiakkaan kuukauden vuoroista. Lue lisää sivulta Laskut. |
| Varauksia | Siirrä Kassaan | Varaukset odottavat Kassan sessiossa, että asiakas maksaa kassalla. Lue lisää sivulta Kassa. |
| Saman päivän manuaalisia varauksia | Muuta tapahtumaksi | Tapahtuma ottaa niiden resurssit ja ajat. Lue lisää sivulta Varausten hallinta. |
Peruutukseen voi liittää syyn ja viestin, ja asiakkaat näkevät molemmat.
Muut kalenterit
Työntekijäkalenteri näyttää, mitä kukin ohjaaja tai palveluntarjoaja tekee, ja Tapahtumakalenteri näyttää tapahtumanne ja tuntinne. Lue lisää sivuilta Työntekijät ja Tapahtumat.
Jos kumppaniliikuntapaikka on valtuuttanut teidät varaamaan resurssejaan, voitte vaihtaa kalenterissa kyseiseen liikuntapaikkaan ja varata siellä. Kun te olette valtuuttaneet kumppanin, sen varaukset näkyvät kalenterissanne omalla värillään. Lue lisää sivulta Kumppaniliikuntapaikat.
Pelit ja Päivän ohjelma
Pelit näyttää liikuntapaikan tilanteen juuri nyt: mikä alkaa tunnin sisällä, mikä on käynnissä ja mikä päättyi viimeisen tunnin aikana. Se sopii valmentajalle tai henkilökunnalle, joka valmistelee kenttiä ja tiloja vuorojen välissä.
Päivän ohjelma on kalenteri puhelimessa. Se listaa kaiken yhdeltä päivältä ja kertoo, mitkä resurssit ovat vapaina, ja siitä voi myös tehdä varauksia. Työntekijään linkitetty käyttäjä näkee siellä oman aikataulunsa.
Varaussäännöt
Varaussäännöt määräävät, kuinka pitkälle etukäteen asiakkaat voivat varata, kuinka monta varausta heillä voi olla, milloin varauksen voi perua tai laittaa myyntiin ja kuka voi liittyä mukaan ja jakaa maksun.
Varausten hallinta
Henkilökunta muuttaa varausten hintoja ja osallistujia, perii ja jakaa maksuja, vaihtaa omistajan, peruu, myy tai palauttaa varauksia, hyvittää asiakkaille, vie varauslistat tiedostoon ja tuo varaukset toisesta järjestelmästä.